Priorisierung – realistisch ins neue Jahr

Na, haben Sie schon über die Priorisierung Ihrer Vorhaben im neuen Jahr nachgedacht? Oder sind Sie erstmal froh, wenn Sie die Vorhaben aus 2018 abgeschlossen haben? Bei letzterem sollten vielleicht einmal über die Art Ihrer Priorisierung nachdenken. Damit sich 2019 im Sinne des Umsetzens Ihrer Vorhaben auch wirklich als erfolgreich erweisen wird.

Nichts tun ist auch keine Lösung

Der Start ins neue Jahr ist traditionell mit guten Vorsätzen behaftet. Wir wollen dies oder jenes anders machen. Diese Ziele erreichen. Das ein oder andere sein lassen oder beginnen. Einige von Ihnen werden jetzt denken: „Das habe ich aufgegeben. Aus diesen Vorsätzen wird eh nichts.“ Das ist schade. Denn Verbesserungen geplant herbeiführen zu wollen, ist ja per se nicht verkehrt. Die interessante Frage ist daher: „Warum wird (oder eher wurde) aus diesen Vorsätzen nichts?“

Im Kern werden Sie dabei auf 3 unterschiedliche Ansätze stoßen:

1. Das erwartete Ergebnis Ihres Vorhabens war viel zu ambitioniert.
2. Die Anzahl der erwarteten Ergebnisse war viel zu groß. Sie haben sich zu viel vorgenommen – sich übernommen.
3. Sie haben erst gar nicht begonnen, weil Sie bereits insgeheim wussten, dass Ihr Ziel zu ambitioniert – in Qualität oder Quantität war.

Wenn Sie sich angesprochen fühlen: Jetzt bloß kein schlechtes Gewissen! Denn diese Ursachen kann man in den Griff bekommen. Mit der richtigen Priorisierung erhöht sich die Chance auf ein erfolgreiches Umsetzen der Vorhaben nämlich ganz erheblich. Und mit einem solchen Erfolgserlebnis lässt es sich auch in Zukunft wieder besser planen.

Wichtigkeit und Dringlichkeit – darauf basiert eine Priorisierung

Im Großen und Ganzen müssen Sie sich nur zwei Fragen stellen:

1. Wie wichtig ist das Vorhaben für mich und mein Unternehmen?
2. Wie dringlich ist das Vorhaben für mich und mein Unternehmen?

Das sind zumindest die beiden Dimensionen der Eisenhower-Matrix. Sie hilft bei einem effizienten Zeitmanagement. Die größte Herausforderung liegt hierbei im Unterscheiden zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Denn wir neigen dazu, wichtige Dinge auch immer als dringlich wahrzunehmen. Denn wichtige Dinge wollen wir schnell erledigt haben.

Doch der einzige Faktor, der die Dringlichkeit beeinflusst, ist die Zeit. Gibt es einen fixen Zeitpunkt, zudem Sie ein bestimmtes Vorhaben erledigt haben müssen? Etwa weil sich zu diesem Zeitpunkt eine Chance verwirkt. Oder weil jemand anderes die Ergebnisse Ihres Vorhabens zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt.

Doch die bloße Anzahl an Tagen zwischen heute und dem von Ihnen identifizierten Zeitpunkt wird nicht ausreichen. Das Rausstellen der Mülltonnen ist z.B. nicht dringlich, auch wenn die Müllabfuhr schon morgen früh kommt. Es bleibt also nur ein Tag – eigentlich dringlich. Aber der Prozess an sich kostet mich ca. 10 Minuten, weswegen er in der verbleibenden Zeit ohne große Dringlichkeit erledigt werden kann. Sie müssen sich also auch darüber klar werden, wieviel Zeit das Vorhaben kosten wird, um die Dringlichkeit zu bestimmen.

Wichtige Vorhaben hingegen haben einen großen Einfluss auf die von Ihnen gesteckten Ziele. Mit dieser Dimension verknüpfen Sie also Ihre Vorhaben mit Ihren Zielstellungen bzw. Ergebniserwartungen. Idealerweise schätzen Sie in diesem Zusammenhang auch direkt ab, wie stark Ihr Projekt auf die Zielerreichung einzahlt.

So gerüstet können Sie getrost in die Planung Ihrer Vorhaben gehen. Wichtige und dringende Dinge sollten Sie sofort erledigen. Wichtige und nicht-dringende Vorhaben, sollten Sie genau terminieren, damit diese Dinge nicht im Laufe des Jahres untergehen. Das ist leider häufig der Fall, wenn man dies nicht tut. Weniger wichtige Dinge, die aber dringend sind, sollten Sie versuchen zu delegieren. Und wenig wichtige Vorhaben, die auch noch nicht dringend sind, sollten Sie einfach sein lassen.

Realistische Ziele durch qualifizierte Vorhaben

Dieses Qualifizieren der Vorhaben – Zielerreichungsbeitrag und zeitlicher Aufwand – hat aber auch noch einen anderen Vorteil. Sie können abschätzen, ob Sie die von Ihnen gesteckten Ziele in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit auch wirklich erreichen können. Beziehungsweise, ob Sie Ihre gesteckten Ziele mit Ihren Vorhaben vielleicht sogar übererfüllen. In dem Fall brauchen Sie sich nämlich gar nicht so viel vornehmen.

Realistischer ist aber, dass Sie merken, dass Sie deutlich mehr Zeit brauchen, als Ihnen zur Verfügung steht. Dann heißt es, zu optimieren. Gibt es beispielsweise Vorhaben, bei denen Sie einen hohen Aufwand darin sehen, sich bestimmte Fähigkeiten zur Umsetzung anzueignen? Dann sollten Sie darüber nachdenken, jemanden zu involvieren, der diese Fähigkeiten schnell vermitteln kann. Bei nicht wichtigen Vorhaben, macht es ohnehin Sinn, diese an jemand anderen zu delegieren.

Wenn auch das nicht reicht, dann müssen Sie Ihre Ziele herunterschrauben. Oder zumindest in Teilziele zerlegen. Denn andernfalls wird Sie 2019 frustrieren.

Gehen wir also 2019 an und

• Priorisieren unsere Vorhaben,
• Schätzen – realistisch ein – was wir wirklich schaffen können und überlegen so, ob
• unsere Ziele realistisch sind.

Und wenn Sie jemanden suchen, mit dem Sie das einmal gemeinsam machen können, zögern Sie nicht, mich anzusprechen.

In diesem Sinne: Einen guten Start ins neue Jahr!