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Projektsteuerung soll modern, schnell und effizient sein. Gerade im aktuell hoch volatilen Markt der Energieversorger liegt da der Einsatz agiler Projektmanagement-Methoden nah. In Folge dessen werden immer mehr Mitarbeiter auf Scrum & Co. Seminare geschickt. Allerdings stellt sich dabei die Frage, ob das wirklich immer der richtige Ansatz ist.

Projektsteuerung ist nicht immer Projektsteuerung

Das Umfeld der Energieversorger ist aktuell sehr unklar. Kein Wunder, dass eine Vielzahl von Maßnahmen eingeleitet werden (müssen), um die Zukunft des jeweiligen Unternehmens zu sichern. Da stellt sich unweigerlich die Frage: „Wie werde ich all dieser Projekte her?“

Häufig werden dann Statustemplates erzeugt. Zuvor erfolgt natürlich eine Meilensteinplanung. Und Ampeln zeigen an, ob und wie man gerade dabei ist, diese Meilensteine auch zu erreichen. Gerade bei großen Projekten (Erschließen des eMobility-Marktes, Aufbauen eines Kundenwertmodells usw.) ist hierbei schon eine gewisse Weitsicht gefragt. Vor allem wenn man noch gar nicht so richtig weiß, wie die Ergebnisse aussehen und welcher methodische Ansatz gewählt werden soll.

Am Ende führt dies dazu, dass genau bei diesen Projekten ein Meilenstein nach dem anderen „kippt“. Doof ist dabei vor allem, dass genau diese Projekte meist die höchste Management-Attention haben. So können in den wöchentlichen oder monatlichen Jours fixes viele der „einfachen“ Projekte auf grün stehen – es sind die gelben und roten Ampeln der großen Projekte, die hängen bleiben. Unweigerlich führt dies dann dazu, dass sich eine gewisse Ungeduld einstellt.

Im Besten Fall wird dann der Projektansatz und die dazugehörige Planung diskutiert. Im schlechteren Fall werden „Kurzschluss-Entscheidungen“ getroffen, die zwar kurzfristig den Mangel an Projektergebnissen kompensieren, aber langfristig das Projekt eher in die Länge ziehen.

Also weg von Statustemplates und hin zu agilem Projektmanagement . Und zwar bei JEDEM Projekt. Es werden Scrum-Teams gebildet, Dailies terminert und Sprint-Meetings eingerichtet. Und plötzlich werden auch Routine-Aufgaben in all ihrer Agilität wieder neu gedacht (siehe auch Blogbeitrag. Alte Wege werden verlassen und hinterfragt.

Das mag gerade bei großen Projekt wünschenswert sein. Doch kleinere Projekte, die zuvor recht simpel erschienen, werden ebenso plötzlich zu Großprojekten.

Bedarfsorientiertes Projektmanagement erleichtert die Steuerung

Also doch nicht alles Scrum? Nein, sogar ganz bestimmt nicht. Oder um es mal mit einer „beliebten“ Kundenaussage zu untermauern: „Es war doch nicht alles schlecht, was wir früher gemacht haben!?“ Stimmt. Auch das klassische Projektmanagement hat seine Berechtigung. Nämlich immer dann, wenn sowohl klar ist, wie das Ergebnis aussehen soll als auch mit welchen Methoden dieses erreicht werden kann (vgl. auch das modifizierte Stacey-Diagramm). Projekte sind in diesem Fall einfach bis kompliziert. Es fällt den handelnden Personen daher nicht schwer, die Dauer und den Aufwand von einzelnen Aktivitäten abzuschätzen, um ein klar definiertes Ergebnis zu erreichen.

Stacey Diagram

Meist sind diese Projekte nah am Tagesgeschäft angelegt (z.B. das Durchführen von Kampagnen) oder können routiniert durchgeführt werden (z.B. das Entwickeln einer Kampagne). Bei diesen Projekten ist ein Meilensteinplan sicher das Mittel der Wahl. Ebenso mag es ein gutes Mittel sein, den Projektfortschritt über Ampeln zu visualisieren. Alternativ kann hier auch der Grad der Erfüllung (etwa in Prozent) angegeben werden – die Art der Aufgaben sind ja bekannt und sollten gut abgeschätzt werden können. Ebenso können und sollten Sie die notwendigen und zur Verfügung stehenden Ressourcen reporten. So wird schnell klar, wo und warum es zu einem Stocken im Projekt kommen kann.

In den Fällen, bei denen sowohl die Ergebnisse als auch die einzusetzenden Methoden nicht ganz klar sind, sollten aber sehr wohl ein agiles Projektmanagement eingesetzt werden. Das wird Ihnen vor allem den Vorteil bringen, dass Sie sehr schnell nutzbare Zwischenergebnisse (sogenannte Inkremente) erzielen. Das wirkt der oben beschriebenen Ungeduld effektiv entgegen.

Setzen Sie also agiles Projektmanagement immer dann ein, wenn es die Aufgabe erfordert. Das soll natürlich nicht heißen, dass Sie nicht auch im klassischen Projektmanagement Tools wie z.B. Task-Boards nutzen können (und auch sollten). Aber es bleiben halt immer klassische Projekte mit all ihrer klassischen Projektarbeit.

Sie finden sich und Ihren Arbeitsalltag in diesem Thema wieder? Und nun fragen Sie sich, wie Sie die obigen Erkenntnisse für sich nutzen können? Dann lassen Sie uns jetzt darüber sprechen!

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