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Besuchsberichte – wohl kaum ein Instrument ist beim Vertrieb verhasster. Eingesetzt wird er von der Vertriebsleitung häufig nur, um zumindest ein Gefühl davon zu bekommen, was „da draußen“ passiert. Meist aber ein Trugschluss. Denn inhaltlich wird gerade das Mindestmaß umgesetzt. Alles andere wird vom Verkäufer als Zeitverschwendung angesehen. Dabei kann der Besuchsbericht auch helfen, Abschlüsse zu tätigen.

Besuchsberichte – das große Missverständnis

Ich erlebe es sehr häufig, dass Vertriebsleiter – besser gesagt Verkaufsleiter – unter großem Druck stehen. Die Zahlen müssen halt stimmen. Und wenn das nicht so ist, wird die Ursache in den seltensten Fällen im Vertriebs-, Produkt- oder Marketingkonzept gesucht. Schuld ist der Verkäufer. Denn – so die häufige Unterstellung – der geht gar nicht zu den richtigen Kunden und wenn doch, dann versteht er es nicht, die Kundenbedürfnisse richtig zu deuten und in Verkaufsargumente umzuwandeln. Doch wie soll der Verkaufsleiter das bitte schön steuern? Er kann ja nicht zu jedem Kunden mitfahren. Da muss schlichtweg ein Besuchsbericht her.

Natürlich hat auch die nächsthöhere Ebene dann Ideen, was alles in einem Besuchsbericht festgehalten werden soll. Da werden Felder geschaffen, mit Häkchen setzen, mit Freitext. Abschnitte, die zwingend ausgefüllt werden sollen, Abschnitte die freiwillig sind. Angaben über den Gesprächspartner, dessen Hobbies und familiären Umstände usw. Um dem ganzen noch ein wenig Geschwindigkeit zu verleihen, werden die Berichte erst einmal in Word umgesetzt. Von der Führungsebene geschätzter Zeitaufwand: 30 Minuten je Gespräch. Für den Verkäufer, der in aller Regel bisher maximal handschriftliche Stichworte in seiner Kladde erfasst hat, realistischer Aufwand: 90 Minuten.

Nun haben Verkäufer in aller Regel keine Lust dazu, ihr eingeschliffenes Verkäuferleben mit solchen Berichten zu belasten. Daher werden diese Berichte in aller Regel (spätestens nach zwei Wochen) so oder ähnlich ausgefüllt: „War vor Ort. Stimmung gut. Herr xy ist Raucher. Abschluss bei besserem Preis möglich.“ Nun ist es aber so, dass auch der Verkaufsleiter sich vor den Besuchsberichten in aller Regel nicht gelangweilt hat. Darum wird er es relativ schnell aufgeben, diese Berichte zu lesen und – was noch anstrengender ist – zu korrigieren. In diesem Fall also ein echter Zeitfresser für alle.

Besuchsberichte als Verkaufsabschlussinstrument

Der Grund für diese vertane Zeit ist ein pures Missverständnis. Denn ein Besuchsbericht ist nicht zur Kontrolle des Verkäufers da. Ein Besuchsbericht dient der Nachbereitung des Verkaufsgesprächs. Durch ihn soll beim Verkäufer ein größeres Verständnis des Gesprächspartners und des Gesprächsverlaufs erzielt werden. Er soll also dazu führen, dass das nächste Gespräch besser verläuft. Doch dies wird nur passieren, wenn der Verkäufer dem (potenziellen) Kunden genau dieses Verständnis widerspiegelt. Er muss es ihm also im nächsten Gespräch zeigen.

Doch warum erst im nächsten Gespräch. Warum soll man dem Kunden nicht direkt im Anschluss an das Gespräch signalisieren: Ich habe Dich verstanden! In der Konsequenz bedeutet dies, dass man den Besuchsbericht mit dem Kunden teilt. Und genau das ist es, was ich immer empfehlen würde. Lassen Sie dem Kunden eine eMail mit einer Kurzzusammenfassung des Gesprächs zukommen. So signalisiert der Verkäufer a) dass er den Kunden ernst nimmt und b) dass er ihn verstanden hat. Zwei wesentlichen Aspekte, um Vertrauen aufzubauen. In diesem Rahmen lässt sich sogar noch ein weiterer Aspekt hinzufügen: Verbindlichkeit. Schreiben Sie auch die nächsten Schritte mit möglichst genauen Zeitangaben in die eMail. So zeigen Sie zusätzlich, dass Sie verlässlich sind. Und wenn der Verkaufsleiter eine Kontrollmöglichkeit haben möchte, lässt er sich bei diesen Mails auf BCC setzen.

Nutzen Sie also das Instrument des Besuchsbericht, um den Verkaufserfolg zu erhöhen UND aus dem Geschehenen zu lernen. Dann wird sich das Thema „Zeitfresser“ von ganz alleine auflösen.

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