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Dieses Wochenende startet die Bundesliga. Gerade für die nicht so etablierten Mannschaften stellt sich die Frage: Wie können wir im Wettbewerb bestehen? Die Antwort kann nur in einer reibungslosen Ablauforganisation des Spiels, einer geschlossenen Mannschaftsleistung liegen. Genau wie im Wettbewerb der Energiewirtschaft.

Eine unklare Ablauforganisation birgt Gefahren

Vielleicht waren Sie schon mal bei einem Bambini Spiel: Alle der kleinen Nachwuchstalente wollen den Ball. In Folge dessen bewegt sich häufig ein Pulk von 20 Feldspielern um den Ball herum über den Platz. Das macht sichtlich Spaß, ist aber ein Konzept, dass im Profi-Fußball nicht mehr funktioniert.

Umso erstaunlicher, dass man bei vielen Versorgern noch ein ähnliches Bild vorfindet. Hier wird – häufig innerhalb von Abteilungen – darauf verwiesen, dass jeder eigentlich alles kann. Klare, eindeutige Aufgabenverteilungen, Zuordnung von Verantwortungen oder klare Regeln im Informationsfluss sind dann höchsten in Ansätzen zu finden. Das Gefährliche: Das diese Form der Arbeitsorganisation nicht funktioniert, fällt erst dann auf, wenn es zu spät ist.

Zum Beispiel dann, wenn das Callcenter gar nichts von der laufenden Kampagne wusste und davon erst durch Kundenanrufe erfährt. Oder wenn die Abrechnung bei der ersten Rechnungslegung feststellt, dass das Produkt nicht sauber im System hinterlegt wurde. Denn dann findet sich in aller Regel niemand, der hierfür die Verantwortung übernehmen möchte. Ein sicherer Garant dafür, dass der Fehler beim nächsten Mal erneut gemacht wird.

Eine klare Rollenverteilung heißt auch Dinge nicht zu tun

Die einzige Lösung, um diese Gefahren zu mindern, ist das Zuweisen klarer Rollen im Rahmen der Abläufe. Wer ist für diesen Teilschritt verantwortlich, wer führt ihn operativ durch, wer muss informiert werden? sind zunächst einmal die grundlegenden Fragen, die geklärt sein sollten. Sie helfen, Klarheit in die Ablauforganisation zu bringen. Und diese Klarheit ist es, die aus der Organisation eine lernende Organisation macht. Einfach weil jeder Verantwortliche eben das machen muss: Sich für ein Nichtfunktionieren einer Aktivität zu verantworten.

Beim Einführen einer solchen strukturierten Ablauforganisation sind allerdings auch einige Dinge zu beachten. So gibt es viele Konzepte, die hierfür angewendet werden können: RACI, VARISC, IBZED oder andere. Welches davon gewählt wird, ist aus meiner Sicht zweitrangig. Der Fokus darf nämlich nicht auf akademischer Eleganz liegen. Es geht darum eine praktikable Ablauforganisation zu kreieren. Die Prozesstiefe muss so gewählt werden, dass sie nicht zu kleinteilig ist und die Beteiligten sich gegängelt fühlen, aber auch nicht so grobkörnig, dass am Ende Verantwortungen wieder nicht eindeutig geklärt sind. So kann die Grundlage dafür geschaffen werden, dass Ihre Mitarbeiter(innen) die geschaffene Organisation verstehen, akzeptieren und leben.

Gerade letzteres ist nämlich noch ein weiteres Stück Arbeit, da diese im weitesten Sinne auch ein Stück Changeprojekt bedeutet. Durch eine klare Rollenverteilung wird es nämlich auch dazu kommen, dass die Mitarbeiter(innen) bestimmte Dinge nicht mehr tun. Das wird insbesondere dann schwierig, wenn die anderen Kollegen gelernt haben, dass gerade dieser Kollege doch immer so gut helfen konnte. In solchen Fällen „nein“ auf die Anfragen der Kollegen zu sagen, bedarf dann häufig der Unterstützung des Vorgesetzten.

Aber die Mühen lohnen sich, da der Zuwachs an Effizienz und Effektivität enorm sein kann. Und wer weiß: Vielleicht reicht es so sogar dafür, dass Sie in der nächsten Spielzeit ein Leicester City der Energiewirtschaft werden.

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